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MEJORA TU COMUNICACIÓN POR EMAIL


Aunque muchas empresas e instituciones ya iniciaron la reanudación de sus labores, es cierto que muchas otras aún se abstienen de volver a su "nueva normalidad". Por ejemplo, la empresa para que trabajo ha decidido continuar con el trabajo remoto hasta verificar que las cosas vayan evolucionando de manera positiva. Por una parte, eso es bueno porque nos están tratando de decir: “Yo te cuido, tú me cuidas”, pero entonces, las coordinaciones y ejecuciones de trabajo se continúan desarrollando de manera virtual y aunque nos estamos acostumbrando aún se nos complica un poco todo esto.


En los últimos meses y hasta ahora (y quizá de ahora en adelante), habrán muchos más intercambios de comunicación por email, claro, más de los que ya estábamos acostumbrados. Antes aún había la posibilidad de reunirse constantemente para aclarar dudas y avanzar con los pendientes, pero ahora… ya sabes.


En este post voy a compartirte algunos consejos que debes tomar en cuenta al momento de escribir un email. Recuerda que esta también es una vía comunicación muy importante, así que no debes pensar que este tipo de mensajes pueden ser informales (como un chat), menos cuando usas esta herramienta para coordinaciones de trabajo.


1. UNO: Revisa tres veces el texto que envías. No es exageración. Mi recomendación es que leas tres veces tu mensaje y si es en voz alta mucho mejor. Esto ayuda a detectar errores, redundancia, falta de concordancia, palabras sobrantes y demás.


2. DOS: Escribe párrafos de cinco o seis líneas máximo. Estamos enviando un email, no estamos comunicando el testamento a nuestros herederos. En un correo electrónico no podemos ser repetitivos ni aburridos, recuerda estamos comunicando y el solo hecho de escribir mucho y de manera aglomerada lo único que expresa es: “Hola, no leas mi correo”.

No es lo mismo enviar o recibir un correo electrónico con 20 líneas que un email con tres o cuatro párrafos con 5 líneas bien separadas, con sus márgenes respectivos y que visualmente es más atractivo.


3. TRES: El Asunto, aquí debemos explicar de qué trata el email. Pongámonos en el lugar de receptor. Nadie entiende ni atiende correos con asuntos demasiado largos, ni demasiado cortos.


  • Ej. 1.- Asunto: Urgente. ¿Qué es urgente?, eso puede esperar… No dijiste nada con una sola palabra.

  • Ej. 2.- Asunto: Resumen del presupuesto financiero que revisamos el martes y que hay que ajustar para presentar la próxima semana. Ok, demasiada información en el asunto, ahora lo abro y no me tomo la molestia de leer el cuerpo del mensaje… Dijiste mucho y no diste la oportunidad de que lean alguna explicación que colocaste en el cuerpo del mensaje.

Ahora ves, no debemos colocar asuntos tan largos, ni demasiados cortos. Debemos resumir concretamente de lo que trata el correo. Solo imagínate el hecho de ingresar a tu bandeja y encontrar un email con un asunto super largo o muy corto y luego al abrirlo encuentras un texto de 20 líneas… te aseguro que esa información no será leída y será en ese punto de inicio para que la comunicación se vea interrumpida.


4. CUATRO: Luego del saludo, en las primeras cinco líneas debes escribir el resumen concreto de lo que presentas en el correo, la explicación, vamos todo lo sustancialmente importante.


En los siguientes párrafos va la explicación o detalles secundarios que quieras enfatizar acerca del primer fragmento de texto. No dejes los datos importantes para los párrafos finales. Recuerda que debes priorizar información de acuerdo a los niveles de los párrafos.


5. CINCO: Debes tener muy buena ortografía y gramática. Es todo. No hay mucha ciencia en eso. Date el tiempo para verificar si alguna palabra lleva tilde, se escribe con h, con z, con y, si debes poner coma o punto y coma… ¡Vamos hombre, no cuesta nada escribir bien!


6. SEIS: Aprende a usar negritas. Ya tenemos un buen asunto y la estructura del email esta bien redactada, visualmente estético, pero si además identificamos palabras o frases claves que deben ir en negrita, estaremos ayudando al receptor a reconocer rápidamente las partes importantes de nuestro mensaje.


Finalmente te puedo aconsejar que es mejor invertir unos minutos de tu tiempo para verificar tu comunicación, a que luego pierdas el doble de tiempo. Aunque no lo creas esos pequeños errores online también se reflejan en la vida offline. Una mala comunicación por email se ve reflejada posteriormente en reuniones y en el mismo trabajo.


“No me quedo claro que quiso decir en el correo por eso no lo hice.”, “Pensé que el correo decía que otra persona lo ejecutaría.”, “No me llegó el correo, solo un spam con la palabra Importante.”, son algunas frases que suelen saltar en una reunión de coordinación y empieza el debate para aclarar las confusiones y entonces se pierden minutos que al juntarlos son muchos minutos a lo largo de la semana y muchas horas a lo largo del mes. Es mejor tratar de ser siempre productivos, ¿no lo crees?


Si te ha gustado este post házmelo saber con un comentario.


¡Gracias por leerme!

Te abrazo con mucho cariño.


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